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QU'EST-CE QU'UN LIVRE DE CAISSE ?

Le module Livre de caisse vous permet d'enregistrer tous les retraits ou dépôts d'argent non liés à des ventes, relatifs à votre caisse enregistreuse, ce qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble constamment à jour du solde de votre caisse.

Les mouvements en espèces issus de vos ventes sont automatiquement enregistrés, tandis que les autres mouvements de caisse, tels que les dépôts d'espèces ou le paiement d'un salaire par exemple, doivent être enregistrés manuellement dans le livre de caisse.

CONFIGURATION DU LIVRE DE CAISSE

Avant d'utiliser le livre de caisse, vous devez le configurer. Il s'agit d'une opération unique. Assurez-vous donc de compter toutes vos liquidités disponibles et de les saisir à ce stade.

Le livre de caisse ne peut être configuré qu'immédiatement après l'ouverture de la caisse enregistreuse et doit l'être avant de réaliser la première transaction.

Si une transaction a déjà été effectuée, l'activation et la configuration commenceront dès l'ouverture de la caisse suivante.

Si vous avez activé le module utilisateurs, l'utilisation de la fonctionnalité Livre de caisse nécessite de disposer des droits suivants :

- le droit "réglages"

- le droit "Flux de caisse"

1. Connectez-vous à l'interface de votre caisse enregistreuse et ouvrez une caisse.
2. L'écran de livre de caisse apparaît, suivez les écrans d'explication et entrez le solde de caisse disponible puis confirmez-le.

   
   

   a) Si aucune transaction n'a encore été effectuée après l'ouverture de la caisse, suivez les instructions et entrez le solde de caisse total disponible et confirmez-le - appuyez sur "OK" pour continuer à prendre des commandes ou choisissez "Accéder au livre de caisse" pour accéder à l'onglet livre de caisse dans les paramètres.

   
   

   b) Si au moins une transaction a été effectuée après l'ouverture de la caisse, l'écran de livre de caisse apparaîtra après avoir fermé et rouvert la caisse le jour suivant.
   
   

3. Votre livre de caisse est à présent configuré et prêt à l'emploi.

ENREGISTREMENT D'UNE ENTRÉE DANS LE LIVRE DE CAISSE

Une fois le livre de caisse configuré, vous pouvez saisir vos écritures.

Pour ce faire, veuillez procéder comme suit :

1. Premièrement, vous pouvez choisir de saisir un retrait ou un dépôt en sélectionnant le bouton correspondant.
2. À l'étape suivante, saisissez le montant que vous voulez comptabiliser. 

Veuillez noter que pour un retrait, le montant ne pourra être supérieur à celui de votre solde de caisse actuel.

Si le montant est supérieur, un avertissement s'affichera. Dans ce cas, vous devrez vérifier le montant saisi. S'il s'agit d'un retrait, vous n'avez pas besoin d'ajouter un moins devant le montant, cela se fera automatiquement.

1. Sélectionnez ensuite le motif de votre retrait ou dépôt.
2. À l'étape suivante, vous avez la possibilité de saisir un libellé comptable (p. ex. salaire de l'employé.e XY).
3. Enfin, dans la dernière étape, vérifiez une nouvelle fois les informations saisies puis confirmez-les.
4. Vos écritures sont à présent enregistrées.

ANNULER DES ÉCRITURES DU LIVRE DE CAISSE

Compte tenu de la réglementation en vigueur, il n'est malheureusement pas possible d'annuler une écriture dans le livre de caisse. Par conséquent, veuillez vérifier soigneusement les informations saisies dans la vue d'ensemble avant de les confirmer.

Néanmoins, si vous devez modifier une entrée, vous pourrez le faire en effectuant une écriture d'ajustement. 

Voici la marche à suivre :

1. Saisissez une nouvelle écriture dans votre livre de caisse.
2. Sélectionnez Retrait ou Dépôt selon que vous voulez corriger le livre de caisse en positif ou en négatif.
3. Sélectionnez ensuite le motif de votre « écriture d'ajustement », puis à l'étape suivante, saisissez une référence dans le libellé comptable facultatif. Ces informations faciliteront le suivi de la modification.
4. Confirmez votre saisie.

BOÎTE D'INFORMATION GÉNÉRALE

Pour pouvoir utiliser le module Livre de caisse, vous devez utiliser iOS14 et la version 3.13.18 de l'application ou des versions plus récentes. Si vous ne trouvez pas cette fonctionnalité dans l'interface de votre caisse enregistreuse, assurez-vous que votre version d'iOS et votre application de caisse enregistreuse sont à jour.

Dans les paramètres par défaut, l'utilisation du livre de caisse est limitée aux gestionnaires uniquement, mais il est possible d'élargir ce rôle à d'autres employés.

QUELLES SONT LES MODIFICATIONS APPORTÉES PAR LA NOUVELLE FONCTIONNALITÉ LIVRE DE CAISSE ?

Vous n'avez plus besoin de saisir votre solde de début de journée après l'ouverture de la caisse enregistreuse. Au lieu de cela, une fois le livre de caisse configuré en saisissant le fonds de caisse initial, le solde actuel sera automatiquement reporté au jour ouvré suivant.

De plus, vous retrouverez désormais le fonds de caisse de début de journée et le solde de caisse actuel dans l'onglet « Livre de caisse » au lieu de « Flux de caisse ».