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WAS IST EIN KASSENBUCH?

Mit dem Kassenbuch-Modul können Sie alle nicht verkaufsbedingten Barentnahmen oder -einzahlungen erfassen, die sich auf Ihre Registrierkasse beziehen. So haben Sie immer einen aktuellen Überblick über Ihren Bargeldbestand.

Bargeldbewegungen aus Verkäufen werden automatisch erfasst – andere Bewegungen wie etwa Bareinlagen oder Gehaltsauszahlungen müssen Sie im Kassenbuch manuell eintragen.

KASSENBUCH EINRICHTEN

Bevor Sie das Kassenbuch verwenden können, müssen Sie es einmalig einrichten.

Das ist nur direkt nach dem Öffnen der Kasse möglich und muss vor der ersten Zahlung stattfinden. Um die Kassenbuch-Funktion verwenden zu können, sind Managerrechte erforderlich.

1. Melden Sie sich in Ihrer Registrierkassen-Ansicht an.

2. Nach Aktivierung des Kassenbuch-Moduls erscheint zunächst eine Einführung.
   a) Wenn nach dem Öffnen der Kasse noch keine Zahlung durchgeführt wurde, folgen Sie dem Einführungsprozess, geben Sie den gesamten verfügbaren Bargeldbestand ein und bestätigen Sie ihn. Drücken Sie auf „Sehr gut!“, um mit der Entgegennahme von Bestellungen fortzufahren, oder wählen Sie „Zum Kassenbuch“, um zum Tab „Kassenbuch“ in den Einstellungen zu gelangen.
   
   b) Wenn nach dem Öffnen der Kasse bereits mindestens eine Zahlung durchgeführt wurde, erscheint die Einführung nach dem Schließen und erneuten Öffnen der Kasse am nächsten Geschäftstag. Folgen Sie dem Einführungsprozess, geben Sie den gesamten verfügbaren Bargeldbestand ein und bestätigen Sie ihn.

3. Ihr Kassenbuch ist jetzt eingerichtet und startklar.

EINTRÄGE IM KASSENBUCH VORNEHMEN

Sobald das Kassenbuch eingerichtet ist, können Sie Einträge vornehmen.

Dabei gehen Sie so vor:

1. Zunächst können Sie wählen, ob Sie eine Ausgabe oder eine Einnahme erfassen wollen – drücken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.

2. Im nächsten Schritt geben Sie den Betrag ein, den Sie buchen möchten. 

Bitte beachten Sie, dass der Betrag im Fall einer Ausgabe den tatsächlichen Bargeldbestand nicht überschreiten darf.

Falls der Betrag höher ist, erhalten Sie eine Warnung. Prüfen Sie in diesem Fall bitte Ihren Eintrag. Bei Ausgaben ist es nicht nötig, den Betrag als negativen Wert anzugeben – das geschieht automatisch.

1. Wählen Sie jetzt den Grund für die Ausgabe oder Einnahme.

2. Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, den anfallenden Umsatzsteuersatz und einen optionalen Buchungstext anzugeben (z. B. Lohnzahlung an Mitarbeiter XY).

3. Im letzten Schritt prüfen Sie Ihre Eingaben noch einmal, bevor Sie sie bestätigen.

4. Ihre Buchung ist jetzt erfasst.

KASSENBUCH-EINTRÄGE STORNIEREN

Aufgrund von rechtlichen Bestimmungen ist es leider nicht möglich, Kassenbuch-Einträge zu stornieren. Achten Sie deshalb bitte genau auf Ihre Einträge in der Übersicht, bevor Sie sie bestätigen.

Falls Sie trotzdem einen Eintrag ändern müssen, können Sie das über eine Korrekturbuchung tun. 

Das geht so:

1. Nehmen Sie einen neuen Eintrag in Ihrem Kassenbuch vor.

2. Wählen Sie entweder Ausgabe oder Einnahme aus – je nachdem, ob Sie das Kassenbuch ins Positive oder Negative korrigieren möchten.

3. Wählen Sie jetzt als Grund „Korrekturbuchung“ aus und geben Sie im nächsten Schritt eine Referenz als optionalen Buchungstext an. So können Sie die Änderung besser nachverfolgen.

4. Geben Sie den anfallenden Umsatzsteuersatz an (falls zutreffend).

5. Bestätigen Sie Ihren Eintrag.

ALLGEMEINE INFORMATIONEN

Um das Kassenbuch verwenden zu können, benötigen Sie mindestens iOS 14 und die App-Version 3.13.15. Falls Sie die Funktion also nicht in Ihrer Registrierkassen-Ansicht finden, prüfen Sie, ob sowohl iOS als auch die Registrierkassen-App aktualisiert sind.

Standardmäßig ist die Nutzung des Kassenbuchs Manager:innen vorbehalten, aber andere Mitarbeiter:innen können in den Einstellungen hinzugefügt werden.

WELCHE ÄNDERUNGEN BRINGT DIE NEUE KASSENBUCH-FUNKTION?

Sie müssen nicht mehr täglich nach Kassenöffnung Ihren anfänglichen Bargeldbestand eingeben. Stattdessen richten Sie das Kassenbuch einmalig mit Ihrem anfänglichen Bargeldbestand ein – der aktuelle Kassenbestand wird dann automatisch auf den nächsten Geschäftstag übertragen.

Zusätzlich finden Sie den anfänglichen und aktuellen Bargeldbestand jetzt im Tab „Kassenbuch“ statt unter „Kassenmanagment“.